Kodeks pracy daje możliwość pracodawcom wprowadzenia monitoringu w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia i kontrolowania produkcji. Niemniej jednak, przepisy RODO nakładają pewne ograniczenia na te działania.

Dla większości z nas praca stanowi znaczący fragment życia, a pracodawcy także poświęcają jej wiele czasu. Dlatego ważne jest, aby miejsce pracy było bezpieczne i komfortowe, co pozwoli pracownikom skoncentrować się na obowiązkach.

Współcześnie monitoring wizyjny jest powszechnym rozwiązaniem w miejscu pracy. Jest to spowodowane tym, że kamery są stosunkowo tanie i łatwe w instalacji. Ich korzyści w zakresie bezpieczeństwa są tak duże, że trudno znaleźć firmę, która nie korzysta z monitoringu.

Pierwszym krokiem w regulowaniu monitoringu wizyjnego w miejscu pracy jest Kodeks pracy. Ustawa ta określa, że pracodawca może wprowadzić monitoring, gdy jest to niezbędne do zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia, kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić pracodawcy.

Należy pamiętać, że monitoring stanowi przetwarzanie danych osobowych. W związku z tym pracodawca zobowiązany jest do przestrzegania przepisów dotyczących ochrony danych osobowych, takich jak RODO.

Monitoring wizyjny w miejscu pracy jest związany z przetwarzaniem danych osobowych zgodnie z Ogólnym Rozporządzeniem o Ochronie Danych (RODO). RODO definiuje dane osobowe jako informacje umożliwiające identyfikację konkretnej osoby. Monitoring wizyjny polega na rejestrowaniu obrazów osób, które mogą zostać zidentyfikowane na podstawie ich fizycznych cech.

Pracodawca, będący administratorem danych, ma obowiązek przestrzegania przepisów RODO. Zgodnie z art. 5 RODO, dane osobowe muszą być przetwarzane legalnie, uczciwie i transparentnie. Pracodawca musi określić cel przetwarzania, ograniczyć zbierane dane do minimum, kontrolować czas przechowywania oraz zagwarantować integralność i poufność danych.

Pracodawca może przechowywać nagrania z monitoringu przez okres nie dłuższy niż 3 miesiące od dnia nagrania.

Wyjątkiem jest sytuacja, w której nagrania stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub pracodawca powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód w postępowaniu. W takim przypadku nagrania mogą być przechowywane do czasu prawomocnego zakończenia postępowania.

Pracodawca, który wprowadza monitoring wizyjny w miejscu pracy, musi przestrzegać przepisów prawa.

Kodeks pracy zabrania stosowania monitoringu w niektórych miejscach, takich jak:

• pomieszczenia sanitarne,
• szatnie,
• stołówki,
• palarnie,
• pomieszczenia udostępniane zakładowej organizacji związkowej.

Zgodnie z zasadą minimalizacji danych osobowych, monitoring powinien być ograniczony do niezbędnego minimum. Oznacza to, że kamery nie mogą być skierowane w dowolną stronę i obejmować zasięgiem wszystko, co chcą. Pracodawca powinien więc przeanalizować umiejscowienie kamer i określić, czy monitorowany zakres jest niezbędny do osiągnięcia celu monitoringu.

Kolejnym nieodłącznym elementem wdrażania monitoringu wizyjnego jest etap poinformowania osób fizycznych, w tym pracowników, o jego zastosowaniu. Obowiązek informacyjny, zgodnie z art. 13 RODO, jest dobrze znany każdemu, kto stosuje przepisy ochrony danych w praktyce. Pracodawca musi włączyć do tego obowiązku wszystkie niezbędne elementy i dostarczyć informacje w taki sposób, aby osoba, której dane są przetwarzane, była świadoma monitoringu przed wejściem na teren objęty monitoringiem.

Dodatkowo, pracodawca ma obowiązek informowania o monitoringu wizyjnym zgodnie z Kodeksem pracy. Cele, zakres i sposób zastosowania monitoringu są ustalane w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Jeśli pracodawca nie jest związany układem zbiorowym pracy ani nie jest zobowiązany do ustanowienia regulaminu pracy, informacje te musi przekazać poprzez obwieszczenie, zgodnie z art. 22 (2) § 6 Kodeksu pracy. Pracownicy muszą być poinformowani nie później niż 2 tygodnie przed uruchomieniem monitoringu, a w przypadku nowych pracowników ta informacja powinna być dostarczona na piśmie przed rozpoczęciem pracy. Wprowadzając monitoring, pracodawca musi również odpowiednio oznaczyć monitorowane pomieszczenia i teren, co może zrobić za pomocą stosownych znaków lub ogłoszeń dźwiękowych, jednak nie później niż na dzień przed uruchomieniem monitoringu.